Equal Pay Ausfüllhinweise

Die Ausgestaltung der Arbeitsbedingungen richtet sich stets nach dem Territorialprinzip. Ausschlaggebend ist exakt das Land, in dem der Mitarbeiter physisch seine Arbeitsleistung für Sie erbringt. Da wir international agieren, bitten wir Sie, bei der Angabe des Einsatzortes die folgenden länderspezifischen und tarifvertraglichen Standards zu berücksichtigen, die zwingend in die Vergütung einfließen müssen:

• Deutschland (AÜG): Das Prinzip der Gleichbehandlung greift nach spätestens 9 Monaten ununterbrochener Überlassung (bzw. nach 15 Monaten, sofern spezielle Branchenzuschlagstarifverträge Anwendung finden). Unabhängig davon gilt ab dem ersten Einsatztag stets der gesetzliche Mindestlohn oder ein zutreffender Branchenmindestlohn.
• Niederlande (WAADI): Hier greift die sogenannte Inlenersbeloning (Einleihervergütung) bereits ab dem ersten Arbeitstag. Neben dem monatlichen Basisgehalt sind in den Niederlanden zwingend 8 % Urlaubsgeld (Vakantiegeld) vorgesehen. Ebenso fließen tarifliche Arbeitszeitverkürzungszuschläge (ADV-Toeslag) Ihres Unternehmens direkt in die Berechnung ein.
• Österreich (AÜG): In Österreich ist der jeweilige Kollektivvertrag (KV) Ihres Betriebes das Maß der Dinge. Die Einstufung des überlassenen Mitarbeiters muss exakt den Vorgaben Ihres KVs entsprechen. Das 13. und 14. Monatsgehalt (Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration) sind branchenübergreifend gesetzlicher Standard und fließen zwingend in die Gesamtkalkulation ein.
• Schweiz (AVG): In der Schweiz ist die genaue Beachtung der lokalen und kantonalen Gesamtarbeitsverträge (GAV) oder Normalarbeitsverträge (NAV) essenziell. In vielen Branchen sind ein 13. Monatslohn sowie sehr spezifische, gesetzlich geregelte Spesen- und Verpflegungsentschädigungen zwingend vorgeschrieben.
• Frankreich (Code du travail): Das Prinzip der Gleichbehandlung (Égalité de traitement) gilt ab Tag eins. Das französische System legt extrem großen Wert auf Nebenleistungen: Erhalten Ihre internen Mitarbeiter beispielsweise Essensgutscheine (Tickets Restaurant) oder Fahrtkostenzuschüsse (z. B. 50 % Erstattung des ÖPNV-Tickets / Navigo-Passes), ist dies 1:1 auch für den überlassenen Mitarbeiter umzusetzen.

Der rechtliche Kern einer fairen Umsetzung ist der präzise Vergleich mit einer realen, fest angestellten Person in Ihrem Unternehmen (Stammarbeitnehmer).

• Der reale Mitarbeiter: Um die richtige Referenzperson zu finden, achten Sie bitte auf Überschneidungen bei folgenden Kriterien: Gleiche oder sehr ähnliche Abteilung, vergleichbares Erfahrungslevel (Seniorität), identische Verantwortung und vergleichbare formale Qualifikationen, die für die Ausübung der Rolle zwingend nötig sind. Gibt es eine solche Person in Ihrem Unternehmen, bilden deren Konditionen den verbindlichen Maßstab für den Vertrag.
• Die hypothetische Eingruppierung: Es kommt in der Praxis oft vor, dass eine Rolle in Ihrem Unternehmen völlig neu geschaffen wird oder im Betrieb einmalig ist. In diesem Fall greift die gesetzlich vorgesehene hypothetische Eingruppierung. Stellen Sie sich hierfür einfach die Frage: „Wenn wir diese Person heute mit exakt diesem Profil intern unbefristet einstellen würden – welches Gehaltspaket und welche vertraglichen Konditionen würden wir vereinbaren?“ Diese Parameter tragen Sie bitte in das Formular ein.

Arbeitszeit & Stundenumfang: Die Angabe der exakten, wöchentlichen Netto-Arbeitszeit (ohne Pausen) der Referenzperson dient als mathematische Basis zur Ermittlung des individuellen Stundenlohns.

Ein konkretes Beispiel für die Wichtigkeit: Arbeitet die interne Referenzperson laut Arbeitsvertrag 37,5 Stunden pro Woche, der überlassene Mitarbeiter soll jedoch in Ihrem Betrieb für 40 Stunden eingesetzt werden, rechnen wir das von Ihnen angegebene monatliche Festgehalt auf den exakten Stundenlohn der Referenzperson (Divisor 37,5) herunter und vergüten der Leihkraft dann auf dieser Basis die vollen 40 Stunden. Nur durch Ihre minutengenaue Angabe können wir eine punktgenaue und faire Lohnabrechnung garantieren.

Festgelegte Grundvergütung: Um eine größtmögliche Transparenz zu wahren und Unklarheiten auszuschließen, trennen wir das Grundgehalt sauber von allen variablen Leistungen. Bitte tragen Sie in diesem Abschnitt ausschließlich die unbedingte, fixe Basisvergütung (Brutto) ein. Bitte inkludieren Sie hier noch keine Boni, keine Schichtzulagen, keine Urlaubsgelder und keine Sachbezüge. Die strukturierte Erfassung dieser Zusätze erfolgt im nächsten Schritt.

Das Prinzip der Gleichbehandlung umfasst ausnahmslos jeden monetären Vergütungsbestandteil, den auch ein vergleichbarer Stammarbeitnehmer erhält (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, variable Zielboni, 13. Gehalt). Um den Arbeitsvertrag für den neuen Mitarbeiter transparent, verständlich und absolut korrekt zu gestalten, müssen wir diese Bestandteile im Arbeitsvertrag detailliert und einzeln namentlich aufschlüsseln.

Um dabei exakt Ihren getroffenen Vereinbarungen mit dem Kandidaten zu entsprechen, geben Sie bitte an, wie das Gehalt im Vorfeld kommuniziert wurde:

• Szenario A (Die Leistung wird zusätzlich gewährt): Sie haben mit dem Kandidaten ausschließlich über das reine Basisgehalt gesprochen (z. B. 5.000 € brutto monatlich). Ihre betriebsüblichen Zusatzleistungen (wie z. B. 1.000 € Urlaubsgeld im Sommer) kommen für den Kandidaten noch als Extra hinzu. In diesem Fall addieren wir die Zusatzleistungen auf das Grundgehalt auf. Ihre geplante Gesamtkalkulation für diesen Einsatz erhöht sich entsprechend um diese Bestandteile.
• Szenario B (Die Leistung ist im Jahreszielgehalt inkludiert): Sie haben dem Kandidaten gegenüber ein festes, vollumfängliches Brutto-Jahreszielgehalt kommuniziert (z. B. 60.000 € Gesamtgehalt). Da in Ihrem Unternehmen jedoch beispielsweise 1.000 € Urlaubsgeld üblich sind, schlüsseln wir die 60.000 € im Arbeitsvertrag formgerecht in die Einzelbestandteile auf (59.000 € Basisgehalt + 1.000 € Urlaubsgeld). Der Mitarbeiter erhält in Summe exakt das besprochene Gesamtgehalt, und Ihre Kostenkalkulation bleibt bei dem exakt budgetierten Betrag, den Sie geplant haben.

Dieser Abschnitt bedarf besonderer Aufmerksamkeit. Ein Sachbezug oder eine Sonderleistung ist jede Vergünstigung oder Zuwendung, die über das reguläre Bruttogehalt hinausgeht.

Der entscheidende Grundsatz hierbei lautet: Wenn eine dieser Sonderleistungen für einen vergleichbaren Stammarbeiter in Ihrem Unternehmen gezahlt oder gewährt wird, sind wir als Arbeitgeber rechtlich dazu verpflichtet, diese exakten Leistungen auch im Arbeitsvertrag der Leihkraft namentlich zu benennen und vertraglich zuzusichern. Bitte prüfen Sie die folgenden Punkte daher besonders gewissenhaft:

• Essenszuschuss & Kantinenverpflegung: Erhalten Ihre internen Mitarbeiter einen Zuschuss zum Mittagessen, einen vergünstigten Zugang zur hauseigenen Kantine oder regelmäßige Essensmarken (Restaurant-Tickets)? Wenn ja, muss dies im Arbeitsvertrag der Leihkraft explizit aufgeführt werden. Kann der Mitarbeiter (z. B. aus logistischen Gründen oder mangels interner Kantinenkarte) physisch nicht daran teilnehmen, ermitteln wir den monetären Gegenwert und zahlen diesen der Leihkraft als "Wertausgleich Essenszuschuss" monatlich über die Gehaltsabrechnung aus.
• Homeoffice-Zuschuss (Home Office Allowance): Zahlen Sie Ihren internen Stammarbeitnehmern eine monatliche Pauschale für die Nutzung des privaten Internets, für anteilige Stromkosten oder zur allgemeinen Ausstattung des häuslichen Arbeitsplatzes (z. B. 50 € pro Monat)? Diese Allowance muss namentlich und mit exaktem Wert im Vertrag der Leihkraft verankert und monatlich ausgezahlt werden.
• Personalrabatte & Corporate Benefits: Profitiert Ihr Stammperonal von vergünstigten Firmenprodukten, bezuschussten Fitnessstudio-Mitgliedschaften (z. B. Urban Sports Club), kostenlosen Getränken am Arbeitsplatz oder Rabattportalen? Diese geldwerten Vorteile sind fester Teil der Gesamtvergütung. Können Sie der Leihkraft den Zugang zu diesen internen Systemen nicht direkt gewähren, wird der durchschnittliche monatliche Wert dieser Rabatte beziffert und der Leihkraft als finanzielle Kompensation ausgezahlt.
• Private Nutzung von IT-Ausstattung: Wird der Referenzperson ein Diensthandy (Smartphone) oder ein Laptop zur uneingeschränkten, privaten Nutzung überlassen, stellt dies einen geldwerten Vorteil dar. Auch dieser Umstand muss im Vertrag benannt und bei einer reinen dienstlichen Nutzung finanziell über die Lohnabrechnung ausgeglichen werden.
• Jobticket / Fahrtkostenbezuschussung: Werden die Kosten für den Weg zur Arbeitsstätte (ÖPNV-Ticket, Tankgutscheine oder eine Fahrtkostenpauschale) für interne Mitarbeiter ganz oder teilweise übernommen, nehmen wir diesen Punkt entsprechend namentlich in den Arbeitsvertrag des neuen Mitarbeiters auf.

Wir wissen, dass es aus internen IT-Richtlinien oder logistischen Gründen oft nicht möglich ist, einem externen Mitarbeiter sofort Zugang zu allen internen Portalen oder Rabattsystemen zu geben. Das ist in der Praxis überhaupt kein Problem: Wir lösen dies unkompliziert und formgerecht, indem wir den Gegenwert des Sachbezugs beziffern und der Leihkraft als reine finanzielle Kompensation monatlich mit dem Gehalt überweisen. So bleibt alles fair und vertraglich einwandfrei, ohne dass Sie interne Prozesse anpassen müssen.

• Überstunden-Regelung: Bitte teilen Sie uns präzise mit, wie Mehrarbeit in der angestrebten Position üblicherweise abgegolten wird. Ist eine bestimmte Anzahl an Überstunden bereits vertraglich mit dem Gehalt abgegolten (z. B. bei Führungskräften: *„Die ersten 10 Überstunden pro Monat sind mit dem Gehalt abgegolten“*), wählen Sie bitte "Im Gehalt enthalten". Andernfalls geben Sie bitte an, ob eine monetäre Auszahlung oder ein Freizeitausgleich auf einem Arbeitszeitkonto erfolgt.
• Zusatzurlaub: Gewähren Sie Ihren internen Mitarbeitern neben dem gesetzlichen Mindesturlaub noch zusätzliche, betriebliche Erholungstage (Zusatzurlaub)? Falls ja, wird der Gesamtanspruch der Referenzperson von uns fair und transparent pro rata auf die tatsächlichen wöchentlichen Einsatztage der Leihkraft umgerechnet.
• Krankengeldzuschuss: Viele Unternehmen unterstützen ihre Mitarbeiter bei Langzeiterkrankungen (nach Ablauf der gesetzlichen 6 Wochen Lohnfortzahlung) mit einem freiwilligen oder tariflichen Krankengeldzuschuss, um die finanzielle Lücke zum geringeren Krankengeld der Krankenkasse zu schließen. Falls dies bei Ihnen der Fall ist, geben Sie dies bitte an, damit wir diese Absicherung exakt so für die Leihkraft vertraglich übernehmen können.
• Besondere Zulagen (Schicht, Gefahr, Feiertagsarbeit): Sollte die Tätigkeit zu besonderen Zeiten oder unter erschwerten Bedingungen stattfinden, schlüsseln Sie die entsprechenden Zulagen bitte sehr genau auf. Für eine korrekte Lohnabrechnung – insbesondere um steuer- und sozialversicherungsfreie Zuschläge zugunsten des Mitarbeiters anwenden zu können – benötigen wir die exakten Zeitfenster und Aufschläge (z. B. "Nachtzuschlag in Höhe von 25 % für die Zeit von 23:00 Uhr bis 06:00 Uhr").