1. Allgemeine Informationen

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie die worknow GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie unsere Website besuchen, uns kontaktieren, unsere Dienstleistungen nutzen, sich auf eine Stelle bewerben oder im Rahmen eines Employer-of-Record (EOR)- oder Arbeitnehmerüberlassungsverhältnisses bei uns beschäftigt sind.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Verantwortlicher
Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ist:
worknow GmbH
Schlüterstraße 37
10629 Berlin
Deutschland
Telefon: +49 30 887 212 02
E-Mail: info@w-now.de

Für datenschutzrechtliche Anfragen kontaktieren Sie uns bitte unter:
datenschutz@w-now.de

2. Allgemeine Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dafür eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Einzelfall kann die Verarbeitung insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen beruhen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – wenn Sie Ihre Einwilligung erteilt haben;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist und Ihre Rechte und Interessen nicht überwiegen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG – wenn personenbezogene Daten für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, beispielsweise Gesundheitsdaten, erfolgt die Verarbeitung nur, wenn eine zusätzliche Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO eingreift.

A. Website und Kommunikation

3. Besuch unserer Website

Wenn Sie unsere Website besuchen, können technische Informationen automatisch von unserem Webserver oder Hosting-Anbieter verarbeitet werden. Dies kann Folgendes umfassen:

• IP-Adresse;
• Browsertyp und Browserversion;
• Betriebssystem;
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Website);
• aufgerufene Seite oder Datei;
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• Geräteinformationen.

Diese Informationen werden verarbeitet, um die Website sicher und zuverlässig bereitzustellen, technische Probleme zu identifizieren und unsere Systeme vor Missbrauch zu schützen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Hosting

Unsere Website wird gehostet von:
IONOS SE
Elgendorfer Str. 57
56410 Montabaur
Deutschland

IONOS verarbeitet technische Daten, die erforderlich sind, um die Website bereitzustellen und abzusichern. Soweit erforderlich, haben wir mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

5. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt eine SSL-/TLS-Verschlüsselung, um vertrauliche Informationen zu schützen, die über die Website übertragen werden. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung in der Regel an dem „https://“ in der Adresszeile sowie an dem Schloss-Symbol in Ihrem Browser.

6. Kontakt per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Informationen, um Ihr Anliegen zu beantworten. Dies kann Folgendes umfassen:

• Name;
• E-Mail-Adresse;
• Telefonnummer;
• Unternehmen;
• Position;
• Details aus Ihrer Nachricht;
• etwaige Dokumente oder Informationen, die Sie uns übersenden.

Bezieht sich Ihre Anfrage auf ein potenzielles oder bestehendes Vertragsverhältnis, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In anderen Fällen basiert die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse, Anfragen effizient zu beantworten, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Online-Formulare und Typeform

Wir nutzen Online-Formulare für Anfragen und bestimmte Onboarding-Prozesse. Sofern Typeform genutzt wird, ist der Anbieter:
TYPEFORM S.L.
Carrer Bac de Roda 163
08018 Barcelona
Spanien

Informationen, die in diese Formulare eingegeben werden, werden für den Zweck verarbeitet, für den das jeweilige Formular bereitgestellt wird, beispielsweise um auf eine Anfrage zu antworten oder einen Onboarding-Prozess für eine Beschäftigung oder EOR vorzubereiten. Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit erforderlich, bestehen entsprechende vertragliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

8. Cookies und Consent-Management

Unsere Website verwendet unter Umständen Cookies und ähnliche Technologien. Einige Cookies sind für den Betrieb der Website technisch zwingend erforderlich. Andere Technologien, insbesondere Analyse- oder Marketing-Technologien, werden nur eingesetzt, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Soweit eine Einwilligung für die Speicherung von oder den Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät gesetzlich vorgeschrieben ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 TDDDG.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website widerrufen oder anpassen. Zur Verwaltung und Dokumentation der Cookie-Einwilligungen nutzen wir Borlabs Cookie.

9. Website-Analyse und Werbung

Sofern aktiviert und eingewilligt, kann unsere Website Dienste nutzen, einschließlich:

• IONOS WebAnalytics;
• Google Analytics;
• Google Tag Manager;
• Google Ads.

Diese Dienste können technische Informationen über Ihren Besuch und Ihre Interaktion mit unserer Website verarbeiten, um die Websitenutzung zu messen, unsere Website zu verbessern und Werbemaßnahmen auszuwerten. Soweit solche Technologien eine Einwilligung erfordern, werden sie nur eingesetzt, nachdem diese Einwilligung erteilt wurde.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website widerrufen. Weitere Informationen zu den einzelnen Diensten und den verfügbaren Datenschutz-Optionen finden Sie in unserem Cookie-Consent-Tool.

B. Kunden, Interessenten und Geschäftspartner

10. Geschäftliche Kontaktdaten

Wenn Sie uns im Namen eines Unternehmens kontaktieren oder mit uns als Kunde, Interessent, Lieferant, Dienstleister oder sonstiger Geschäftspartner zusammenarbeiten, verarbeiten wir die Informationen, die zur Begründung und Verwaltung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind. Dies umfasst typischerweise:

• Name;
• Position und Unternehmen;
• geschäftliche Kontaktdaten;
• Korrespondenz;
• Vertrags- und Leistungsinformationen;
• Abrechnungs- und Zahlungsinformationen;
• Informationen, die zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich sind.

Die Rechtsgrundlage ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie selbst Vertragspartei sind, oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn wir mit Ihnen in Ihrer beruflichen Funktion im Namen einer Organisation kommunizieren. Wir können Informationen auch verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erforderlich ist.

11. Kunden im Bereich Employer of Record und Arbeitnehmerüberlassung

Wenn wir für einen Kunden Employer of Record, Arbeitnehmerüberlassung, Zeitarbeit, lohnabrechnungsbezogene oder sonstige Personaldienstleistungen erbringen, verarbeiten wir personenbezogene Daten, die erforderlich sind, um das jeweilige Vertragsverhältnis und den Einsatz zu begründen, zu verwalten und zu dokumentieren. Dies kann Folgendes umfassen:

• Kontaktinformationen des Kunden;
• vom Kunden bereitgestellte Mitarbeiter- und Einsatzinformationen;
• Informationen zu Position, Arbeitszeit und Arbeitsort;
• Informationen zu Vergütung und Zusatzleistungen;
• Informationen zu Equal Pay oder Equal Treatment, soweit erforderlich;
• Zeiterfassungsbögen und Anwesenheitsinformationen;
• Weisungen, die für die Lohnabrechnung oder Personalverwaltung relevant sind;
• Rechnungen, Kautionen und Zahlungsinformationen;
• Vertrags- und Compliance-Dokumentationen.

Wir verarbeiten solche Informationen, um die vereinbarten Dienstleistungen zu erbringen und unsere Pflichten aus dem Arbeits-, Sozialversicherungs-, Steuer- und Arbeitnehmerüberlassungsrecht zu erfüllen. Je nach Einzelfall sind die Rechtsgrundlagen Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. c und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

C. Bewerber und Mitarbeiter

12. Bewerbungen und Recruiting

Wenn Sie sich direkt bei worknow bewerben oder uns Informationen im Zusammenhang mit einem potenziellen Beschäftigungsverhältnis zur Verfügung stellen, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die zur Prüfung und Verwaltung der Bewerbung erforderlich sind. Je nach Position und Umständen kann dies Folgendes umfassen:

• Name und Kontaktdaten;
• Adresse;
• Geburtsdatum;
• Nationalität und Staatsbürgerschaft;
• Lebenslauf und beruflicher Werdegang;
• Ausbildung und Qualifikationen;
• Gehaltsinformationen und -vorstellungen;
• Verfügbarkeit;
• Arbeitserlaubnis oder Aufenthaltsstatus;
• Identifikationsdokumente, soweit erforderlich;
• Informationen, die im Rahmen der Korrespondenz mit uns bereitgestellt werden.

Die wesentliche Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 6 und Art. 88 DSGVO. Wir verlangen von Bewerbern keine Informationen, die nicht mit dem jeweiligen Recruiting- oder Beschäftigungsprozess im Zusammenhang stehen.

13. Mitarbeiter und EOR-Mitarbeiter

Wenn die worknow GmbH Sie beschäftigt, einschließlich wenn Sie für einen Kunden im Rahmen eines Employer of Record- oder Arbeitnehmerüberlassungsverhältnisses arbeiten, ist worknow der rechtliche Arbeitgeber und muss personenbezogene Daten verarbeiten, die zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Die von uns verarbeiteten Informationen können Folgendes umfassen:

Persönliche und Kontaktinformationen

• Name;
• Adresse;
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
• Geburtsdatum und -ort;
• Nationalität;
• Familienstand, sofern für die Lohnabrechnung relevant;
• Notfallkontaktdaten.

Beschäftigungsinformationen

• Arbeitsvertrag;
• Stellenbezeichnung und Aufgaben;
• Kundeneinsatz und Arbeitsort;
• Arbeitszeiten;
• Start- und Enddaten;
• Vergütung;
• Boni und sonstige Zahlungen;
• Urlaubsanspruch und genommener Urlaub;
• Arbeitszeitnachweise und Stundenzettel;
• leistungs- oder einsatzbezogene Informationen, sofern erforderlich;
• Informationen zu Dienstreisen.

Lohn- und Sozialversicherungsinformationen

• Bankverbindung;
• Steueridentifikationsnummer;
• Steuerklasse und relevante Steuerinformationen;
• Sozialversicherungsnummer;
• Informationen zur Krankenversicherung;
• Renten- und Sozialversicherungsinformationen;
• Lohnabrechnungsdaten;
• gesetzliche Abzüge und Beiträge.

Identitäts- und Arbeitsberechtigungsinformationen
Soweit gesetzlich vorgeschrieben, verarbeiten wir gegebenenfalls:

• Reisepass oder Personalausweis;
• Aufenthaltstitel;
• Visum;
• Arbeitserlaubnis;
• sonstige Dokumente, die Ihre Berechtigung zur Ausübung einer Erwerbstätigkeit in Deutschland bestätigen.

Gesundheits- und Abwesenheitsinformationen
Soweit für die Verwaltung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich, können wir in begrenztem Umfang gesundheitsbezogene Informationen verarbeiten, zum Beispiel:

• Zeiten der Arbeitsunfähigkeit;
• Informationen, die für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erforderlich sind;
• Informationen, die für Prozesse der gesetzlichen Kranken- oder Sozialversicherung erforderlich sind;
• Informationen zu Arbeitsschutz oder Arbeitssicherheit, sofern gesetzlich vorgeschrieben.

Wir verarbeiten Gesundheitsinformationen nur in dem Maße, wie dies erforderlich und gemäß Art. 9 DSGVO sowie dem anwendbaren deutschen Arbeits- und Sozialversicherungsrecht zulässig ist.

14. Zwecke der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten

Mitarbeiterdaten werden insbesondere für folgende Zwecke verarbeitet:

• Vorbereitung und Abschluss des Arbeitsvertrags;
• Onboarding;
• Personalverwaltung;
• Lohn- und Gehaltsabrechnung;
• Meldungen an Finanz- und Sozialversicherungsbehörden;
• Verwaltung von Krankenversicherung und Altersvorsorge;
• Verwaltung von Arbeitszeit und Urlaub;
• Verwaltung von Kundeneinsätzen;
• Erfüllung von Pflichten aus dem deutschen Arbeits- und Arbeitnehmerüberlassungsrecht;
• Einhaltung von Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsvorgaben;
• Kommunikation mit dem Mitarbeiter und dem Kunden;
• Rechnungsstellung an den Kunden;
• Kommunikation mit Behörden und gesetzlichen Institutionen;
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
• Beendigung und Offboarding des Beschäftigungsverhältnisses.

Die wesentliche Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 6 und Art. 88 DSGVO. Ist die Verarbeitung gesetzlich vorgeschrieben, findet zudem Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO Anwendung.

15. Informationsaustausch mit dem Kundenunternehmen

In einem EOR- oder Arbeitnehmerüberlassungsverhältnis erbringt der Mitarbeiter Arbeitsleistungen für ein Kundenunternehmen. Wir teilen daher Informationen mit dem jeweiligen Kunden, soweit dies für den Einsatz, die Koordination der Arbeit oder die Verwaltung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Dies kann beispielsweise Folgendes umfassen:

• Name und geschäftliche Kontaktdaten;
• Rollen- und Einsatzinformationen;
• Start- und Enddaten;
• vereinbarte Arbeitszeiten;
• Stundenzettel;
• Urlaubs- oder Abwesenheitsinformationen, soweit für die betriebliche Koordination erforderlich;
• vergütungsbezogene Informationen, soweit für vertragliche oder Equal Pay-Zwecke erforderlich.

Als rechtlicher Arbeitgeber bleibt worknow für arbeitsrechtliche Entscheidungen und formale Arbeitgeberpflichten, die in ihren Verantwortungsbereich fallen, zuständig. Wir teilen personenbezogene Informationen mit dem Kunden nicht allein deshalb, weil dies für den Kunden bequem oder interessant sein könnte. Informationen werden nur geteilt, wenn es dafür einen berechtigten und rechtmäßigen Grund gibt.

16. Empfänger von personenbezogenen Daten

Abhängig vom jeweiligen Prozess können personenbezogene Daten an Empfänger übermittelt werden, unter anderem an:

• das jeweilige Kundenunternehmen;
• Anbieter von Lohnabrechnungs- und HR-Software;
• Lohnabrechnungsdienstleister und Steuerberater;
• Banken und Zahlungsdienstleister;
• Krankenkassen;
• Rentenversicherungen und andere Sozialversicherungsträger;
• Steuerbehörden;
• Agenturen für Arbeit und sonstige zuständige Behörden;
• gesetzliche Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaften);
• Anbieter für Arbeitssicherheit und Betriebsmedizin, sofern erforderlich;
• IT- und Hosting-Dienstleister;
• Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und professionelle Berater;
• Behörden, sofern die Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wir geben nur die Informationen weiter, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Soweit ein externer Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, schließen wir angemessene vertragliche Vereinbarungen, sofern die DSGVO dies vorschreibt.

17. Mitarbeiterdokumente und Datensicherheit

Personenbezogene Daten und Dokumente, die während des Onboardings oder der Beschäftigung bereitgestellt werden, werden ausschließlich für berechtigte Zwecke in Zusammenhang mit Beschäftigung, Lohnabrechnung, Compliance und vertraglichen Verpflichtungen verwendet. Der Zugriff ist auf Personen und Dienstleister beschränkt, die die Informationen für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen.

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, die darauf abzielen, personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Informationen, die über unsere Website übertragen werden, sind, sofern technisch unterstützt, durch verschlüsselte Verbindungen geschützt.

Mitarbeiter und Bewerber sollten dennoch vermeiden, sensible Dokumente über ungesicherte Kanäle zu senden, wenn eine sichere Alternative bereitgestellt wurde.

18. Kein Verkauf von personenbezogenen Daten

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben Bewerber- oder Mitarbeiterinformationen nicht für sachfremde kommerzielle Zwecke an Dritte weiter.

19. Automatisierte Entscheidungsfindung

worknow trifft keine arbeitsrechtlichen Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung im Sinne des Art. 22 DSGVO beruhen.

D. Speicherdauer und Internationale Datenübermittlungen

20. Speicherdauer von personenbezogenen Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Die Speicherdauer hängt daher von der Art der Information und den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen ab.

Beispielsweise müssen arbeits-, lohnabrechnungs-, steuer-, sozialversicherungs- und vertragsrechtliche Dokumente sowie Buchhaltungsunterlagen nach Beendigung eines Beschäftigungs- oder Geschäftsverhältnisses aufbewahrt werden, um gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen oder Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

Wenn kein weiterer rechtlicher oder berechtigter Grund zur Aufbewahrung personenbezogener Daten besteht, werden diese gelöscht oder anonymisiert.

21. Internationale Datenübermittlungen

Wir sind bestrebt, personenbezogene Daten nach Möglichkeit innerhalb Deutschlands oder des Europäischen Wirtschaftsraums zu verarbeiten. Einige Dienstleister verarbeiten Informationen jedoch möglicherweise in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder greifen von dort darauf zu.

Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgen solche Übermittlungen nur, wenn die Anforderungen von Kapitel V DSGVO erfüllt sind. Je nach Bestimmungsland und Anbieter kann dies Folgendes umfassen:

• einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission;
• geeignete Garantien, wie beispielsweise die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission;
• einen anderen gesetzlich anerkannten Übermittlungsmechanismus.

E. Ihre Rechte

22. Betroffenenrechte

Vorbehaltlich der anwendbaren gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht:

• Auskunft über die personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir über Sie verarbeiten;
• die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen;
• die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen;
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen;
• bestimmten Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen, zu widersprechen;
• Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen;
• personenbezogene Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen für die Datenübertragbarkeit erfüllt sind;
• sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie bitte:
datenschutz@w-now.de

23. Widerspruchsrecht

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Sofern personenbezogene Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet werden, haben Sie das Recht, einer solchen Verarbeitung jederzeit zu widersprechen.

24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung bei Bedarf aktualisieren, beispielsweise aufgrund von Änderungen unserer Dienstleistungen, technischer Systeme oder gesetzlicher Vorgaben. Die aktuelle Version wird auf unserer Website veröffentlicht.