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A deposit, not a fee. Refunded in full.Eine Kaution, keine Gebühr. Vollständig erstattet.
German employment law creates costs at the end of an employment – notice periods, vacation payout, final payroll. The deposit makes sure they are always covered, and it comes back to you once everything is settled.Deutsches Arbeitsrecht erzeugt Kosten am Ende einer Beschäftigung – Kündigungsfrist, Urlaubsabgeltung, Schlussabrechnung. Die Kaution stellt sicher, dass sie jederzeit gedeckt sind – und kommt zurück, sobald alles abgerechnet ist.
What the deposit securesWas die Kaution absichert
worknow requires a refundable deposit to ensure that all statutory and contractual obligations from the employment can be met at all times – especially at the end.worknow verlangt eine erstattungsfähige Kaution, damit alle gesetzlichen und vertraglichen Pflichten aus der Beschäftigung jederzeit erfüllt werden können – besonders am Ende.
Notice periodsKündigungsfristen
Under Section 622 of the German Civil Code (BGB), the statutory notice period is four weeks and grows with tenure. Salary and contributions continue until it ends.
Nach § 622 BGB beträgt die gesetzliche Kündigungsfrist vier Wochen und wächst mit der Betriebszugehörigkeit. Gehalt und Abgaben laufen bis zu ihrem Ende weiter.
Vacation payoutUrlaubsabgeltung
Accrued but unused vacation does not expire on termination. It must be paid out with the final payroll – depending on timing, a material one-off cost.
Angesammelter, nicht genommener Urlaub verfällt bei Beendigung nicht. Er muss mit der letzten Abrechnung ausgezahlt werden – je nach Zeitpunkt ein spürbarer Einmalbetrag.
Remuneration & contributionsVergütung & Abgaben
Employee pay and employer contributions at the fixed rate – so the employee is always paid on time, whatever happens on the client side.
Gehalt und Arbeitgeberabgaben zum festen Satz – damit Mitarbeitende immer pünktlich bezahlt werden, was auch immer auf Kundenseite passiert.
Final settlementSchlussabrechnung
Any other legally required costs of ending an employment in Germany – so the file can be closed cleanly with the authorities.
Alle weiteren gesetzlich erforderlichen Kosten beim Ende einer Beschäftigung in Deutschland – damit die Akte sauber bei den Behörden geschlossen werden kann.
1.5 months of employment cost1,5 Monate Beschäftigungskosten
The standard deposit is 1.5 monthly total employment costs per assigned employee. Monthly employment cost means the agreed gross salary plus employer contributions at the fixed rate, plus any fixed recurring compensation components.
Die Standardkaution beträgt 1,5 monatliche Beschäftigungskosten je überlassener Person. Beschäftigungskosten sind das vereinbarte Bruttogehalt plus Arbeitgeberabgaben zum festen Satz, plus etwaige feste wiederkehrende Vergütungsbestandteile.
Example for a full-time employee. Fixed recurring components (e.g. a guaranteed allowance) are added to the employment cost before multiplying.Beispiel für Vollzeit. Feste wiederkehrende Bestandteile (z. B. eine garantierte Zulage) werden vor der Multiplikation zu den Beschäftigungskosten addiert.
The deposit never pre-finances salariesDie Kaution finanziert keine Gehälter vor
Your monthly payment arrives before we pay the employee. The deposit is reserved exclusively for termination and settlement risks.Ihre Monatszahlung kommt an, bevor wir den Mitarbeiter bezahlen. Die Kaution ist ausschließlich für Beendigungs- und Abrechnungsrisiken reserviert.
You pay worknowSie zahlen an worknow
Gross salary, employer contributions at the fixed rate and the EOR fee – three lines, one invoice.
Bruttogehalt, Arbeitgeberabgaben zum festen Satz und EOR-Fee – drei Zeilen, eine Rechnung.
worknow pays the employeeworknow zahlt den Mitarbeiter
Net salary on the third-last German banking day, contributions and taxes to the authorities.
Nettogehalt am drittletzten deutschen Bankarbeitstag, Beiträge und Steuern an die Behörden.
The deposit comes into playDie Kaution kommt ins Spiel
Notice period, vacation payout, final payroll – and whatever is left is refunded.
Kündigungsfrist, Urlaubsabgeltung, Schlussabrechnung – und was übrig bleibt, wird erstattet.
Adjustment, use and refundAnpassung, Verwendung und Rückzahlung
Three things can happen to the deposit over the life of an assignment.Drei Dinge können mit der Kaution im Laufe eines Einsatzes passieren.
Adjustment in case of increased riskAnpassung bei erhöhtem Risiko
- Extended notice periods (e.g. termination effective at quarter-end)
- Vacation entitlements above the statutory minimum
- Additional fixed compensation elements
- Other circumstances increasing settlement costs
- Verlängerte Kündigungsfristen (z. B. zum Quartalsende)
- Urlaubsanspruch über dem gesetzlichen Minimum
- Zusätzliche feste Vergütungsbestandteile
- Andere Umstände mit höheren Abrechnungskosten
In such cases the deposit may be increased to a maximum of two monthly employment costs, unless otherwise agreed.
In diesen Fällen kann die Kaution auf maximal zwei monatliche Beschäftigungskosten erhöht werden, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Use of the depositVerwendung der Kaution
- Final payroll amounts
- Vacation payout
- Remuneration during the notice period
- Outstanding employer contributions
- Beträge der Schlussabrechnung
- Urlaubsabgeltung
- Vergütung während der Kündigungsfrist
- Offene Arbeitgeberabgaben
worknow may offset the deposit against these claims. Any remaining balance is refunded after full settlement.
worknow darf die Kaution mit diesen Forderungen verrechnen. Ein verbleibender Rest wird nach vollständiger Abrechnung erstattet.
Refund of the depositRückzahlung der Kaution
- The employment or assignment has ended
- All invoices have been settled in full
- Final payroll and social security reporting are complete
- Beschäftigung bzw. Einsatz ist beendet
- Alle Rechnungen sind vollständig bezahlt
- Schlussabrechnung und SV-Meldungen sind abgeschlossen
Refunds are made in the currency in which the deposit was paid, within 30 calendar days. The deposit does not bear interest.
Die Rückzahlung erfolgt in der Währung der Einzahlung, innerhalb von 30 Kalendertagen. Die Kaution wird nicht verzinst.
Questions about the deposit?Fragen zur Kaution?
We walk every client through it before the first invoice. Or calculate your full monthly cost first.Wir gehen das mit jedem Kunden vor der ersten Rechnung durch. Oder berechnen Sie zuerst Ihre vollen Monatskosten.
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