The process starts with a short email outlining your planned hire in Germany. To assess feasibility and ensure compliance, we need:

• the name of the person you would like to hire and whether they are a citizen of Germany or the EU,
• the position and a short description of the role and responsibilities,
• the intended start date and the planned duration (end date),
• the agreed gross salary and the number of annual vacation days.

Please note that worknow bills employer contributions at a fixed rate of 25 % of the gross salary (working students 15 %, mini-jobs 33 %), and that employment under an Employer-of-Record / employee leasing model is legally limited to a maximum of 18 months. Based on these details, worknow reviews the request and prepares the next step.

Der Prozess beginnt mit einer kurzen E-Mail, in der Sie die geplante Einstellung in Deutschland beschreiben. Um Machbarkeit und Compliance zu prüfen, benötigen wir:

• den Namen der Person und ob sie Staatsangehörige Deutschlands oder der EU ist,
• die Position und eine kurze Beschreibung von Aufgaben und Verantwortung,
• das geplante Startdatum und die geplante Dauer (Enddatum),
• das vereinbarte Bruttogehalt und die Zahl der Urlaubstage pro Jahr.

Bitte beachten Sie: worknow setzt die Arbeitgeberabgaben mit einem festen Satz von 25 % des Bruttogehalts an (Werkstudierende 15 %, Minijob 33 %), und eine Beschäftigung im Employer-of-Record- bzw. Arbeitnehmerüberlassungsmodell ist gesetzlich auf maximal 18 Monate begrenzt. Auf Basis dieser Angaben prüft worknow die Anfrage und bereitet den nächsten Schritt vor.

Several contracts and statutory documents are required:

• EOR service agreement between worknow and the client, defining scope, responsibilities and commercial terms.
• Employee leasing agreement (Arbeitnehmerüberlassungsvertrag), required by German law. It specifies which employee is assigned, for which role and under which professional requirements.
• Equal Pay declaration. Leased employees must receive the same remuneration and core working conditions as comparable permanent employees from day one. If no comparable employee exists in Germany, a hypothetical comparable role is used as the reference.

worknow prepares and guides you through all required documentation.

Mehrere Verträge und gesetzliche Dokumente sind erforderlich:

• EOR-Dienstleistungsvertrag zwischen worknow und dem Kunden mit Leistungsumfang, Verantwortlichkeiten und Konditionen.
• Arbeitnehmerüberlassungsvertrag, gesetzlich vorgeschrieben. Er legt fest, welche Person für welche Tätigkeit und mit welchen fachlichen Anforderungen überlassen wird.
• Equal-Pay-Auskunft. Überlassene Mitarbeitende müssen ab dem ersten Tag dieselbe Vergütung und dieselben wesentlichen Arbeitsbedingungen erhalten wie vergleichbare Stammbeschäftigte. Gibt es keine vergleichbare Person in Deutschland, dient eine hypothetische Vergleichsrolle als Referenz.

worknow erstellt alle Dokumente und begleitet Sie durch den gesamten Prozess.

During onboarding, worknow collects all legally required employee data via a personnel questionnaire – for example the social security number, health insurance provider and bank details. We also conduct the mandatory safety instruction, which is provided online and documented in accordance with German regulations.

The German employment contract is then sent to the employee for signature. Due to statutory written-form requirements, the contract must be signed physically and returned to worknow before employment can formally commence.

Im Onboarding erhebt worknow alle gesetzlich erforderlichen Mitarbeiterdaten über einen Personalfragebogen – etwa Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Bankverbindung. Außerdem führen wir die vorgeschriebene Sicherheitsunterweisung durch, online und dokumentiert nach deutschen Vorgaben.

Anschließend erhält der Mitarbeiter den deutschen Arbeitsvertrag zur Unterschrift. Wegen des gesetzlichen Schriftformerfordernisses muss der Vertrag physisch unterschrieben und an worknow zurückgesendet werden, bevor die Beschäftigung formell beginnen kann.

Your monthly invoice has three lines: the gross salary, employer contributions at a fixed rate, and the EOR fee of €599 per employee. In addition, a one-time onboarding fee of €199 and a one-time offboarding fee of €199 apply. No further regular costs arise.

One-off payments such as bonuses or special payments are processed for €599 per payment plus employer contributions at the fixed rate. For deployments under six months, a one-time short-term fee of €499 applies. Additional charges only apply in exceptional cases and subject to prior agreement – for example an unusually high volume of expense receipts.

Ihre Monatsrechnung hat drei Zeilen: das Bruttogehalt, die Arbeitgeberabgaben zum festen Satz und die EOR-Fee von 599 € pro Mitarbeiter. Dazu kommen einmalig 199 € Onboarding- und 199 € Offboarding-Gebühr. Weitere regelmäßige Kosten entstehen nicht.

Sonderzahlungen wie Bonus oder Prämie werden mit 599 € pro Vorgang zzgl. Arbeitgeberabgaben zum festen Satz abgerechnet. Bei Einsätzen unter sechs Monaten fällt einmalig eine Short-Term Fee von 499 € an. Zusätzliche Kosten entstehen nur in Ausnahmefällen und nach vorheriger Absprache – etwa bei ungewöhnlich vielen Spesenbelegen.

Actual employer contributions in Germany vary by health insurance fund, sick-pay reimbursement scheme and accident insurance association – and they change every year. Instead of estimating, reconciling and sending cost statements, worknow bills a fixed rate of the gross salary. You get one predictable number; we carry the fluctuation.

No estimates, no retroactive adjustments, no separate cost statements. Try the cost calculator.

Die tatsächlichen Arbeitgeberabgaben in Deutschland hängen von Krankenkasse, U1-Erstattungssatz und Berufsgenossenschaft ab – und ändern sich jedes Jahr. Statt zu schätzen, nachzuberechnen und Kostenübersichten zu verschicken, setzt worknow zur Vereinfachung der Abrechnung einen festen Satz des Bruttogehalts an. Sie bekommen eine planbare Zahl; wir tragen die Schwankung.

Keine Schätzung, keine Nachberechnung, keine gesonderte Kostenübersicht. Zum Kostenrechner.

Before the employment starts, worknow issues a security deposit invoice. The deposit corresponds to 1.5 months of total employment cost – gross salary plus employer contributions at the fixed rate. It ensures that all statutory and contractual obligations can be fulfilled at all times, particularly at the end of an employment. Under German law, termination may give rise to mandatory costs beyond the regular salary:

• salary during the statutory notice period, which may exceed four weeks after six months of employment,
• compensation for accrued but unused vacation, paid out with the final payroll.

The deposit is fully refundable and is credited against the final payroll and settlement. Any remaining balance is returned once all statutory payments have been completed. All information on deposits.

Vor Beschäftigungsbeginn stellt worknow eine Kautionsrechnung. Die Kaution entspricht 1,5 Monaten Beschäftigungskosten – Bruttogehalt plus Arbeitgeberabgaben zum festen Satz. Sie stellt sicher, dass alle gesetzlichen und vertraglichen Pflichten jederzeit erfüllt werden können, besonders beim Ende einer Beschäftigung. Nach deutschem Recht können bei Beendigung Pflichtkosten über das reguläre Gehalt hinaus entstehen:

• Gehalt während der gesetzlichen Kündigungsfrist, die nach sechs Monaten länger als vier Wochen sein kann,
• Abgeltung von angesammeltem, nicht genommenem Urlaub mit der letzten Abrechnung.

Die Kaution ist vollständig erstattungsfähig und wird mit der Schlussabrechnung verrechnet. Ein verbleibender Rest wird ausgezahlt, sobald alle gesetzlichen Zahlungen abgeschlossen sind. Alle Informationen zur Kaution.

No. The limited duration of employee leasing arrangements, combined with the financial and legal risks of long-term leasing contracts, makes company cars impractical within an EOR setup. The tax and accounting treatment in Germany is also complex and would significantly increase administrative overhead. worknow therefore does not provide company cars or fuel cards.

Alternatives: We recommend that the client arranges a long-term rental or lease directly; worknow can reflect the private-use component correctly via payroll. If employees use their private vehicle for business travel, German law allows a reimbursement of €0.30 per business kilometre, which worknow can process via payroll subject to prior alignment.

We handle this strictly on purpose: by clearly defining what is and is not feasible within an EOR setup, we avoid hidden risks, unexpected tax exposure and administrative complexity for our clients.

Nein. Die begrenzte Dauer von Überlassungen und die finanziellen und rechtlichen Risiken langfristiger Leasingverträge machen Firmenwagen im EOR-Modell unpraktikabel. Auch die steuerliche und buchhalterische Behandlung in Deutschland ist komplex und würde den Verwaltungsaufwand erheblich erhöhen. worknow stellt deshalb keine Firmenwagen und keine Tankkarten.

Alternativen: Wir empfehlen, dass der Kunde eine Langzeitmiete oder ein Leasing direkt abschließt; den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung kann worknow korrekt über die Lohnabrechnung abbilden. Nutzen Mitarbeitende ihr privates Fahrzeug dienstlich, erlaubt das deutsche Recht eine Erstattung von 0,30 € pro Kilometer, die worknow nach Absprache über die Lohnabrechnung auszahlen kann.

Wir handhaben das bewusst strikt: Indem wir klar definieren, was im EOR-Modell machbar ist und was nicht, vermeiden wir versteckte Risiken, unerwartete Steuerfolgen und Verwaltungsaufwand für unsere Kunden.